Am 21. November 2023 hatte die Bundesregierung das neue E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das den Weg für eine umfassende Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland ebnet. Ziel des Gesetzes ist es, den Austausch elektronischer Rechnungen zu fördern und dadurch die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen zu steigern. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was das Gesetz für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
1. Was ist das E-Rechnungsgesetz?
Das E-Rechnungsgesetz schreibt vor, dass Unternehmen künftig elektronische Rechnungen nutzen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die verpflichtende Anwendung von E-Rechnungen bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Diese Regelung gilt sowohl für haupt- als auch für nebenberuflich tätige Unternehmen und schließt auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer ein. Das Hauptziel dieser Neuregelung besteht darin, den Papierverbrauch zu senken, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
2. Welche Anforderungen müssen E-Rechnungen erfüllen?
Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Standards entsprechen, um rechtskonform zu sein. Dazu gehören unter anderem folgende Voraussetzungen:
- Format: E-Rechnungen müssen im strukturierten Datenformat vorliegen, wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.
- Inhalt: Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, die auch für Papierrechnungen gelten, wie z.B. Steuernummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc.
- Authentizität und Integrität: Der Absender muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen oder andere geeignete Maßnahmen erfolgen.
3. Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten können Unternehmen signifikante Kosten sparen.
- Schnellere Verarbeitung: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, was die Liquidität verbessert.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.
- Ortsunabhängige Übermittlung: Die digitale Übertragung ist schnell, zuverlässig und kann von überall aus getätigt werden.
- Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele vieler Unternehmen.
4. Herausforderungen bei der Umsetzung
Trotz der zahlreichen Vorteile, die mit der Umstellung auf E-Rechnungen einhergehen, stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen. Eine der zentralen technischen Anforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in neue Software oder Updates bestehender Systeme. Darüber hinaus ist die Schulung der Mitarbeitenden ein wesentlicher Schritt, um den reibungslosen Umgang mit den neuen Systemen zu gewährleisten. Ohne eine entsprechende Schulung könnte die Effizienz, die durch die Digitalisierung angestrebt wird, nicht vollständig realisiert werden. Schließlich erfordert die Einführung der E-Rechnung oft auch eine Anpassung interner Abläufe und Prozesse, insbesondere im Bereich des Rechnungswesens. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre internen Strukturen flexibel genug sind, um die neuen Anforderungen zu integrieren und gleichzeitig die bestehenden Prozesse zu optimieren.
5. Übergangsfristen
Bis zum Ende des Jahres 2026 ist es weiterhin zulässig, Papierrechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen, anstelle von E-Rechnungen. Auch elektronische Rechnungen in anderen Formaten, wie PDF-Dateien, dürfen verwendet werden, solange der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR wird die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr verlängert, sodass sie bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in alternativen elektronischen Formaten, wie PDF-Dateien, ausstellen können. Diese Verlängerung berücksichtigt die besonderen Bedürfnisse kleinerer Unternehmen. Zudem ist es bis Ende 2027 gestattet, anstelle einer E-Rechnung auch eine andere elektronische Rechnungsform zu nutzen, sofern diese per elektronischem Datenaustausch übermittelt wird und der Empfänger zustimmt. Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Vorgaben für E-Rechnungen und deren Übermittlung verbindlich eingehalten werden.
6. So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Um die Umstellung auf das neue E-Rechnungsgesetz erfolgreich zu bewältigen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
- Systeme prüfen und anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme für den Empfang und Versand von E-Rechnungen geeignet sind.
- Schulung der Mitarbeitenden: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen.
- Partner:innen sowie Lieferanten und Lieferantinnen informieren: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner:innen sowie Ihre Lieferanten und Lieferantinnen über die bevorstehenden Änderungen und stimmen Sie gemeinsame Prozesse ab.
- Rechtskonformität sicherstellen: Achten Sie darauf, dass alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
7. Fazit
Das neue E-Rechnungsgesetz markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer digitalen und effizienteren Geschäftswelt. Unternehmen sollten die Zeit bis zur Einführung nutzen, um sich umfassend auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Die Umstellung mag zunächst Herausforderungen mit sich bringen, langfristig jedoch bieten elektronische Rechnungen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Klar ist: E-Rechnungen sind das Rechnungsformat der Zukunft!
Bleiben Sie informiert und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Gerne unterstützen wir Sie dabei!